Årsmøte SiG

Ekstraordinært årsmøte SiG 

Onsdag 2. Oktober
17:00 @ Fabrikken

Styret i Studentsamfunnet i Grenland har via Facebook og nettsiden invitert til ekstraordinært årsmøte onsdag 02. Oktober klokka 17:00 på Fabrikken (med gratis pizza).

Begrunnelsen for at vi måtte ha et ekstraordinært årsmøte er at det er årsmøte som er SiG øverste organ, og en økning av kostnader ut over budsjettet må behandles av årsmøte.

Det har i dette året vært en betydelig vekst i aktivitet i Studentsamfunnet, og det er også blitt gjort store investeringer i lokalene og utenfor av SiG, USN og noe tilskudd fra SSN.

USN har blant annet støttet med info-TV, PS5/98t TV, shuffleboard, benker utenfor og nå på mandag monteres et nytt fastmontert gjerde utenfor fabrikken. SSN har støttet med midler til bil stol, Moccamaster og VR briller. 

I sommer har SiG pussa opp lokalene, kjøpt biljardbord, dart, bygd inn kaffemaskin i veggen og nå er det bestilt inn nytt bordtennisbord. Det er blitt laget rulle løsninger under scenen for scene gjerder, stoler og border, og på teknisk lager er det blitt bygd en svær hylle.  

Veldig mye av investeringene som har blitt gjort har vært avgjørende for den økte aktiviteten vi nå ser, og styret sin vurdering er at dette er investeringer som kommer til å komme studentene til gode i mange år fremover. 

De rammene som ble satt av årsmøtet er på flere poster brukt opp, og vi har i år ikke fått driftstøtte av SSN og nylig fikk mange av våre undergrupper og aktiviteter også avslag på søknader hos nevnte SSN.

Det er derfor viktig for oss å samle til årsmøte og få aksept for å øke budsjettet og rammene for videre drift. Det er ingen krisestemning, men bare ønske om å kunne holde aktiviteten på et høyt nivå som i dag.

For å gjøre det oversiktlig så har vi satt opp 6 poster som vi ønsker å foreslå for årsmøtet, og organisasjons rådgiver vil også gi en rapport om økonomien i SiG. 

Alle økninger i budsjettet tas fra egenkapitalen.

 

1. SiG 40 år

Begrunnelse: SiG ble stiftet og fikk eget studenthus i 1984, og SiG er derfor 40 år i 2024! Vi ønsker derfor å invitere gamle SiG-ere og nye medlemmer til gratis feiring fredag 15 november. PianoGlenn er forespurt og kan om vi har satt av midlene til det. 

Vi estimerer at arrangementet kommer til å koste 30 000 kroner og vi ønsker at dette skal være gratis for alle medlemmer, og 100 kroner for andre. For å kunne arrangere dette, med mindre vi skal ta betaling fra alle så trenger vi aksept for å øke arrangement posten med 30 000 kroner.

Forslag til vedtak: Årsmøte gir støtte til at styret i SiG kan øke arrangement posten med 30 000 kroner for å gjøre arrangementet gratis.

 

2.                 Øke støtte til undergrupper

Begrunnelse: Vi har i dag 13 aktive undergruppe, opp fra 3 stykker fra før sommerferien. Det gjør at det er behov for mer midler avsatt til undergrupper. Mange av undergruppene som har søkt SSN i september fikk også avslag, så for å opprettholde aktiviteten ber vi om aksept til å øke posten til undergrupper fra 30k til 50k. 

Forslag til vedtak: Årsmøte gir støtte til at styret i SiG kan øke undergruppe posten med 30 000 kroner for å gjøre arrangementet gratis.

 

3.                 Kjøpe drakter til PSI

Begrunnelse: Porsgrunn Studentidrettslag (PSI) som er samlebetegnelse på alle undergrupper som driver med idrett ønsker å kjøpe inn 300 drakter til sine medlemmer og lage ny logo. Dette estimeres til ca. 25 000 kroner, men de jobber for å få sponsorer til å ta noe av kostnaden. Det vil også være egenandel på 50 kroner for å få en drakt.
 
Forslag til vedtak: Årsmøte gir støtte til at PSI kan kjøpe inn 300 drakter til 25 000 kroner.

 

4.                 Øke potten student-sosiale midler 

Begrunnelse: Student-sosiale midler var en ny post som ble vedtatt på årsmøtet i 2024, og det er fra disse midlene vi har investert i oppussing av fabrikken, biljardbord, dart, stand-bordet og støtte til swingkurs. Denne posten er nå brukt opp, og for å kunne ha fleksibilitet til å kunne gjøre investeringer og gi tilskudd til aktiviteter så ber styret om aksept fra årsmøte om å øke posten fra 100 000 til 150 000 kroner.
Forslag til vedtak: Årsmøte gir støtte til at styret i SiG kan øke posten til student-sosiale midler med 50 000 kroner.

 

5.                 20% egenandel Kulturrom 

Begrunnelse: SiG har levert en søknad til Kulturrom på totalt 498 051 kroner inkl. mva. til støtte til nytt lys-system, DJ spiller, DB måler og gulvmatter til dans og teater. Får vi innvilget dette er krav om 20% egenandel, og vi må derfor dekke inntil 124 513 kroner inkl. mva. selv. Så får vi støtte så må vi ha satt av midler til dette i budsjettet.
Forslag til vedtak: Årsmøte gir støtte til at styret i SiG kan dekke 20% av egenandel av støtte fra Kulturrom.

 

6.                 “TAK” over uteområdet

Begrunnelse: SiG har hatt et telt i mange år, som nå dessverre er blitt veldig slitt og dårlig stand. I forbindelse med nye uteområdet ønsker styret å kunne gå til innkjøp av en tak løsning på uteområdet. Det er ikke bestemt om det er kan være en markise, form for pergola som kan lukkes, nytt telt.
Forslag til vedtak: Årsmøte gir støtte til at styret i SiG kan gjøre innkjøp av “tak løsning” til uteområdet til maks 60 000 eks. Mva.

For spørsmål send mail til [email protected] 

Extraordinary annual meeting SiG

Wednesday 2 October

17:00 @ The Factory

 

The board of the Student Association in Grenland has invited via Facebook and the website to an extraordinary annual meeting on Wednesday 02 October at 17:00 at Fabrikken (with free pizza).

The reason why we had to hold an extraordinary annual meeting is that it is the annual meeting that is SiG’s highest body, and an increase in costs beyond the budget must be dealt with by the annual meeting.

This year there has been a significant growth in activity in the Student Association, and large investments have also been made in the premises and outside by SiG, USN and some grant from SSN.

Among other things, USN has supported with info TV, PS5/98t TV, shuffleboard, benches outside and now on Monday a new fixed fence will be installed outside the factory. SSN has supported with funds for car seats, Moccamaster and VR glasses.

This summer, SiG refurbished the premises, bought a pool table, darts, built a coffee machine into the wall and now a new table tennis table has been ordered. Rolling solutions have been made under the stage for stage fences, chairs and borders, and a large shelf has been built in the technical warehouse.

Much of the investment that has been made has been decisive for the increased activity we are now seeing, and the board’s assessment is that these are investments that will benefit the students for many years to come.

The framework set by the annual meeting has been used up on several items, and this year we have not received operating support from SSN and recently many of our subgroups and activities also had their applications rejected by the aforementioned SSN.

It is therefore important for us to gather for the annual meeting and gain acceptance to increase the budget and the framework for further operations. There is no crisis atmosphere, but only a desire to be able to keep the activity at a high level like today.

To make it clear, we have set up 6 items that we want to propose for the annual meeting, and the organisation’s adviser will also give a report on the finances of SiG.

All increases in the budget are taken from equity.

• SiG 40 years

Reason: SiG was founded and got its own student house in 1984, and SiG will therefore be 40 years old in 2024! We therefore want to invite old SiG-ers and new members to a free celebration on Friday 15 November. PianoGlenn has been asked and knows whether we have set aside the funds for it.

We estimate that the event will cost NOK 30,000 and we want this to be free for all members, and NOK 100 for others. To be able to arrange this, unless we are going to take payment from everyone, we need acceptance to increase the arrangement item by NOK 30,000.

Proposal for a resolution: The annual meeting supports the fact that the board of SiG can increase the event item by NOK 30,000 to make the event free.

2. Increase support for subgroups

Reason: We currently have 13 active subgroups, up from 3 from before the summer holidays. This means that there is a need for more funds set aside for subgroups. Many of the subgroups that have applied for SSN in September were also refused, so in order to maintain the activity we are asking for acceptance to increase the number of subgroups from 30k to 50k.

Proposal for a resolution: The annual meeting supports the fact that the board of SiG can increase the sub-group post by NOK 30,000 to make the event free.

3. Buy suits for PSI

Reason: Porsgrunn Studentidretslag (PSI), which is a collective term for all sub-groups that play sports, wants to buy 300 uniforms for its members and create a new logo. This is estimated at approx. NOK 25,000, but they are working to get sponsors to cover some of the cost. There will also be a deductible of NOK 50 to get a suit.

 Proposal for resolution: Annual meeting gives support for PSI to buy in 300 suits at NOK 25,000.

 

4. Increase the pot of student social funds

Reason: Student social funds were a new item that was adopted at the annual meeting in 2024, and it is from these funds that we have invested in refurbishing the factory, pool table, darts, the stand table and support for swing courses. This item has now been used up, and in order to be able to have the flexibility to make investments and provide grants for activities, the board requests acceptance from the annual meeting to increase the item from NOK 100,000 to NOK 150,000.

 Proposal for resolution: The annual meeting gives support to the board of SiG being able to increase the item for student social funds by NOK 50,000.

5. 20% deductible Culture room

Reason: SiG has submitted an application to Kulturrom for a total of NOK 498,051 including VAT. to support a new lighting system, DJ player, DB meter and floor mats for dance and theatre. If we are granted this, a 20% deductible is required, and we must therefore cover up to NOK 124,513 including VAT. self. If we get support, we must have allocated funds for this in the budget.

 Proposal for resolution: Annual meeting provides support for the board of SiG to cover 20% of its own share of support from Kulturrom.

6. «ROOF» over the outdoor area

Reason: SiG has had a tent for many years, which is now unfortunately very worn and in poor condition. In connection with the new outdoor area, the board wants to be able to purchase a roof solution for the outdoor area. It has not been decided whether it can be an awning, a form of pergola that can be closed, a new tent.

Proposal for resolution: The annual meeting gives support to the board of SiG being able to purchase a «roof solution» for the outdoor area for a maximum of 60,000 items. VAT

For questions, send an email to [email protected]